20 Consejos para una Mudanza de Oficinas Exitosa

Noviembre 21, 20170Mudanza corporativas y de oficinas

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20 Consejos para una Mudanza de Oficinas Exitosa

Noviembre 21, 2017 0Mudanza corporativas y de oficinas

La planificación estratégica para una mudanza de una oficina o corporativa puede marcar la diferencia entre una reubicación costosa por el tiempo de inactividad y una transición sin problemas con pocas horas perdidas de trabajo.

Si está planeando mudar su oficina o reubicar su negocio, los siguientes consejos pueden ayudarle a que la mudanza se realice en el tiempo planeado y dentro del presupuesto establecido.

1. PLANIFICA CON 6 MESES A 1 AÑO DE ANTICIPACIÓN
Planifica la mudanza de oficinas lo antes posible. Las reubicaciones de negocios a menudo se planifican con seis meses de anticipación, y las grandes mudanzas de oficinas pueden requerir hasta un año de planificación.

2. CONTRATA EMPRESAS CON EXPERIENCIA
Contratar una empresa de mudanzas que tenga una gran experiencia en mudanzas comerciales, así como los recursos y mano de obra necesarios para un movimiento de oficina eficiente. No es lo mismo una empresa con experiencia en mudanzas domiciliarias.

Las mudanzas de oficinas necesitan conocimientos especiales. Revisa con qué clientes ya ha trabajado Decapack como empresa de mudanza de oficinas.

3. CONTRATA CON SEGURO INCLUÍDO
Asegúrate de que la compañía de mudanzas que contratas tenga un seguro y pide que te envíen una copia por fax. Sobre todo, si estás mudando varias oficinas.

4. PROGRAMA CON LOS ENCARGADOS DE LOS EDIFICIOS
Programa la mudanza con el encargado del edificio del que estás saliendo y al que estás entrando.

Lo más probable es que la mudanza deba realizarse fuera del horario comercial normal, ya que la mayoría de los edificios no permitirán mudanzas durante el horario de oficina. El mejor momento para un traslado a la oficina suele ser durante el fin de semana.

5. CONSULTA REQUISITOS DE LOS EDIFICIOS
Consulta con los administradores de los edificios sobre cualquier otro requisito que debas cumplir (cada edificio de oficinas es único).

El edificio puede limitar la cantidad de tiempo para estacionar en la zona de carga, requerir que los pisos estén cubiertos o protegidos, y que los ascensores estén reservados con anticipación.

6. MANTÉN INFORMADO A LOS EMPLEADOS SEGÚN LA LEY
Habla con tus empleados sobre la mudanza tan pronto como sea posible durante la etapa de planificación y mantenlos informados. Verifica con ley laboral con respecto a la cantidad de tiempo que una compañía debe notificar a sus empleados.

7. GESTIONA CAMBIOS DE DIRECCIÓN IMPRESOS
Determina qué materiales impresos, tales como tarjetas de presentación, sobres y formularios, requerirán cambios de dirección. Planifica con tiempo para no encargar demasiado material a tu imprenta que después de la mudanza sea inservible.

8. ANUNCIA LA MUDANZA
Crea anuncios sobre la mudanza. Envíalos por mail a tus clientes y proveedores para que no se lleven la sorpresa a último momento.

9. COORDINA LOS EQUIPOS Y PLANOS
A menos que contrates una empresa de mudanzas de oficinas de servicio completo, contratar a un coordinador de mudanzas puede ahorrarte muchos dolores de cabeza. Esta persona  puede coordinar con el equipo de mudanzas, la entrega de muebles, el equipo de instalación de IT etc. 

Las mejores empresas de mudanzas cuentan con estos profesionales. Si no tienes esta opción para manejar los detalles, al menos crea un boceto del plano de planta en el destino para que los de la mudanza sepan dónde colocar los muebles.

10. GESTIONA LA CAPACIDAD PARA EMBALAJE
La semana anterior a la mudanza es posible que necesites ayuda con el embalaje, así que asegúrate de consultar con tu empresa de mudanzas con anticipación si tienen el personal disponible en esa fecha.

11. HAZ INVENTARIO
Deja que el jefe de cada departamento haga un inventario de todos los artículos que se moverán en su departamento.

12. ASEGURA QUE EL DESTINO ESTÉ LISTO
Antes de la mudanza, recorre el nuevo espacio con el administrador del edificio para asegurarse de que esté listo para el negocio (sin bombillas rotas, fugas, tomas corrientes, etc.).

13. AVERIGUA SOBRE LA CALEFACCIÓN O REFRIGERACIÓN
Averigua si la refrigeración o la calefacción estarán encendidas durante la mudanza, ya que algunos edificios apagan estos servicios de forma predeterminada los fines de semana, a menos que se les diga que las necesitas.

14. TRASLADO DE PLANTAS
La mayoría de las empresas de mudanzas no serán responsables del traslado de las plantas, por lo que deberás asignar a alguien para que se encargue de moverlas.

15. DA TIEMPO A EMPLEADOS PARA EMPACAR OBJETOS
Dale a los empleados un poco de tiempo el viernes antes del traslado para empacar sus artículos de escritorio y cualquier otro material que no haya sido empacado para ese momento. Pídeles que se lleven todas sus posesiones personales.

Idealmente junto al coordinados se debe planificar que los objetos de trabajo particulares de cada empleado se rotulen de modo que una vez en destino estén en el lugar que corresponda.

16. GERENTES DE ORIGEN Y DESTINO
Es aconsejable tener al menos dos gerentes presentes durante todo el movimiento, uno en origen y otro en destino. Sin embargo, solo esos gerentes deben estar presentes durante la mudanza.

Si hay más empleados presentes, se interpondrán en el camino del personal de mudanzas y harán el proceso más lento.

17. CABLES DE INTERNET Y DATOS IT
Asegúrate que todos los cables de datos estén instalados y probados antes de que el equipo de IT llegue para configurar la red y otros equipos. Consulta con tu compañía de mudanzas o gerente de mudanzas si necesitan ayuda con la desconexión de IT y la reconexión de servicios.

18. EQUIPO IT PRIMERO
Si estás mudando el equipo de IT existente, asegúrate que sea descargado primero para que el personal técnico pueda ponerse a trabajar de inmediato para configurar la red, los teléfonos, etc.

19. OBJETOS DELICADOS Y OBRAS DE ARTE
Si tienes muchas obras de arte, credenciales académicas, etc., encuentra un “colgador de cuadros” profesional en tu área y programa que pasen por la oficina una o dos semanas después de la mudanza.

Esto le quitará mucho estrés a la gerencia para que haya menos agujeros en la pared (por errores) y para que todo en la oficina quede colgado de la manera correcta, con la iluminación adecuada.

20. REENVÍO DE CORRESPONDENCIA
Deja instrucciones en el edificio del que sales para que te re-envíen toda la correspondencia. En algunos casos también puedes notificar a la oficina de correos de tu localidad.

Decapack puede asesorarte y ayudarte con tu Mudanza de Oficinas. Hemos trabajado con grandes empresas con grandes complejidades. Gracias a estas experiencias podemos gestionar mudanzas corporativas sin errores, en poco tiempo y con grandes ahorros de costos.

 

Referencias:


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