Cómo comenzar a planificar una mudanza de oficina

Septiembre 7, 2016Mudanza corporativas y de oficinas

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Cómo comenzar a planificar una mudanza de oficina

Septiembre 7, 2016 Mudanza corporativas y de oficinas

Antes de comenzar a pensar en una mudanza de oficina, debe hacerse ciertas preguntas: ¿Dónde nos mudaremos? ¿Para qué? ¿Qué objetivos comerciales satisfará? ¿Qué beneficios le traerá a la empresa?

Ahora, si ya tienen resueltas estas interrogantes, es hora de pasar a la próxima etapa y considerar los siguientes pasos:

1.- Acuerdos previos: considerar detalles del contrato de arrendamiento existente y plazo de aviso, las obligaciones y responsabilidades adquiridas con el arrendador (si corresponde); condiciones del nuevo contrato, tipo y duración del contrato de arriendo que se busca.

2.- Detalles técnicos: no se preocupe demasiado por ellos, deje eso en mano de los expertos y elija bien la empresa de mudanza. Trate de elegir una con la suficiente experiencia, para que puedan asesorarlo en la planificación. De todos modos, es bueno tener una idea general con respecto a la reubicación de algunos puestos y bienes claves dentro de la nueva instalación.

3.- Equipo: designe un grupo de organizadores para distribuir ciertas tareas, un cambio de oficina es un proceso complejo y requiere de la colaboración de otros para tener un resultado exitoso. Ideal si puede contar con una persona que lidere el proyecto, considere que ésta debe contar con el tiempo suficiente para dedicarse al proyecto, la autoridad para tomar decisiones, confianza de parte de la alta dirección y habilidades blandas.

4.- Programarse con tiempo: una vez designado el líder del proyecto, comience con entre 9 y 18 meses antes del término de contrato de arriendo a buscar opciones para una nueva locación. Si no puede solo, asesórese con un corredor de propiedades.

5.- Presupuesto realista: una vez que tenga alguna idea acerca del tipo de oficina que busca, determine un monto máximo con respecto a cuánto está dispuesto a pagar y evalúe además los costos que traerá consigo el proceso.

6.- Escojer la empresa de mudanza: a veces lo barato sale caro, en especial en las mudanzas de oficina en donde todo tiene que hacerse rápidamente, para que el traslado impacte lo menos posible en la productividad y operación de la compañía. Una empresa seria y con experiencia en mudanzas de oficinas puede ser el mejor aliado, ya que le ofrecerán asesoría experta para poder planificar bien el traslado, lo que puede traducirse en un ahorro de tiempo y dinero.

7.- ¡A disfrutar del cambio!